Weet jij al wat een clientvolgsysteem is? Wanneer je bij een loopbaanbureau werkzaam bent, is de kans groot dat je te maken hebt met een hoop administratie. Van elke cliënt, vanaf het eerste contactmoment tot aan het helpen aan een baan, heb je te maken met veel informatie. Deze informatie dien je allemaal te verwerken. Het is dan ook prettig als je dit in een efficiënt allesomvattend systeem kunt regelen. Hier komt een cliëntvolgsysteem om de hoek kijken. Een dergelijk systeem zorgt voor een snelle, efficiënte en overzichtelijke verwerking van de administratie. We vertellen je vandaag meer over de voordelen van een cliëntvolgsysteem.
Ondersteuning van A tot Z
Een client registratie systeem helpt loopbaanbureaus om sneller de wensen en doelen van hun cliënten te begrijpen. Met een dergelijk systeem kunnen loopbaanadviseurs belangrijke informatie over hun klanten efficiënt opslaan. Denk bijvoorbeeld aan informatie ten aanzien van het opleidingsniveau, zijn of haar werkervaring, interesses of persoonlijke doelen. Deze informatie is allemaal zeer belangrijk in de zoektocht naar een geschikte baan. Het is dan ook van belang dat de loopbaanadviseur deze informatie overzichtelijk kan verwerken in het systeem. Bovendien helpt een cliëntvolgsysteem ook bij het opstellen van doelen en het volgen van de voortgang. De cliënt kan dus goed worden gemonitord, waardoor de loopbaanadviseur de cliënt nog beter kan ondersteunen.
Een cliëntvolgsysteem bevordert de communicatie
Een ander groot voordeel van een cliëntvolgsysteem voor een loopbaanbureau is het feit dat de communicatie tussen de adviseur en de cliënt vele malen soepeler zal verlopen. Het systeem vereenvoudigt de uitwisseling van belangrijke informatie zoals afspraken en de voortgang van de cliënt. Zo blijven alle betrokkenen te allen tijde goed op de hoogte en gaat er geen belangrijke informatie verloren. Ook tijdens een telefoongesprek heeft de loopbaanadviseur alle relevante informatie direct bij de hand. Bovendien kan alle informatie eenvoudig worden gedeeld met andere collega’s in het geval van ziekte of afwezigheid. Zo zijn alle collega’s op de hoogte van de cliënt.
Een efficiënte planning van medewerkers
Ten slotte helpt een cliëntvolgsysteem ook nog eens bij het beheren van de diensten van de organisatie. Zo kan het systeem worden ingezet om de beschikbaarheid van loopbaanadviseurs te beheren en om afspraken in te plannen. Dit heeft tot gevolg dat alle loopbaanadviseurs hun tijd vele malen efficiënter kunnen besteden. Bovendien kunnen opdrachtgevers veel sneller en efficiënter afspraken inplannen. De gehele organisatie zal dus veel efficiënter kunnen werken. Dit bespaart de organisatie veel tijd en geld.